Dans un monde où la formation en ligne devient de plus en plus essentielle, les entreprises et les établissements d'enseignement se tournent vers des solutions fiables pour gérer efficacement leurs classes virtuelles.
Contexte
Une université spécialisée dans le métier de la banque et de l’assurance a fait face à un défi de taille : gérer efficacement la montée en puissance de la demande de classes virtuelles. Avec un volume impressionnant pouvant monter jusqu’à environ 1000 classes virtuelles par mois et une moyenne de 10 000 participants, il devenait impératif de trouver une solution capable de répondre à ces besoins tout en garantissant une qualité d’expérience irréprochable pour les formateurs et les apprenants.
Problématique
L’organisation fait face à plusieurs défis majeurs.
- Premièrement, la gestion logistique d’un tel volume de classes virtuelles représente une charge administrative considérable.
- L’absence d’un outil centralisé complique le suivi de la logistique et l’analyse des données.
- Il devient donc urgent de trouver une solution robuste pour simplifier la création, la gestion, et le suivi des classes virtuelles.
- Un autre défi : aider les formateurs avec la prise en main de l’outil de visioconférence Webex Meeting et le besoin d’un support téléphonique dédié pour l’aide avec la connexion et l’utilisation de l’outil.
Solution avec Mylivesession Manager
Grâce à MyLiveSession Manager et au service client Live Session, l’université a pu relever les défis de gestion de ses classes virtuelles grâce aux solutions suivantes :
- Création et gestion centralisée des classes virtuelles :
- Planification et organisation simplifiées de jusqu’à 1000 classes virtuelles par mois dans une interface intuitive permettant aux gestionnaires de créer des sessions en quelques clics.
- Automatisation des tâches :
- Envoi des invitations et des rappels aux formateurs et aux participants pour réduire la charge administrative, pointage des présences.
- Gain de temps significatif :
- Réduction du temps consacré à la gestion administrative et la logistique.
- Outils d’analyse et de suivi des performances :
- Tableaux de bord en temps réel pour suivre les sessions avec indicateur de salle ouverte.
- Rapports des présences centralisées et utilisées lors de l’audit Qualiopi.
- Support et assistance proactive :
- Support technique disponible pour résoudre rapidement tout problème éventuel des gestionnaires, formateurs et participants avec la mise en place d’une hotline dédiée et des tickets.
- Développement sur mesure de l’allocation automatique des licences Webex Meeting.
- Environ 600 formateurs qui interviennent ponctuellement sur les formations et n’ont pas de licence dédiée, processus qui leur permet d’ouvrir la salle en toute autonomie.
- Tableau pour gérer le nombre de licences disponibles pour adapter leur planification.
- Automatisation de leur logiciel de gestion des sessions en présentiel et classe virtuelles pour que les formats entre les logiciels soient compatibles et que l’import de session se fasse en un clin d’œil avec risque minimum d’erreur.
Conclusion
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