Contexte
First Finance, organisme leader de la formation professionnelle, souhaite optimiser la gestion des inscriptions à ses examens en présentiel. Avec environ 250 sessions d’examen par an et deux offres d’examen distinctes, l’organisme a besoin d’une solution qui facilitera l’inscription des participants tout en garantissant une organisation fluide et sans erreur. Pour cela, l’organisme décide de s’appuyer sur Mylivesession Manager, notre logiciel conçu pour simplifier et automatiser la gestion des inscriptions.
Problématique
L’organisme de formation rencontre plusieurs défis dans l’organisation de ses examens :
- Créer un grand volume de sessions d’examen avec des horaires variés (+250 sessions par an).
- Gérer 2 offres d’examen différentes.
- Gestion des inscriptions, désinscriptions et les changements de dates pour un grand nombre de participants avec un processus simple pour les candidats. (Avec limite de 12 participants par session).
- Besoin d’une fonctionnalité spécifique : blocage d’inscriptions 48h avant la date de l’examen.
- Envoi automatique de confirmations des inscriptions incluant toutes les informations nécessaires pour le jour de l’examen, telles que l’heure, le lieu, et les instructions spécifiques.
Solution avec Mylivesession Manager
Pour adresser ces enjeux, l’équipe Live Session a mis en place avec l’équipe First Finance une solution simple et efficace très rapidement :
- Déploiement d’un portail sécurisé Mylivesession Manager pour offrir la possibilité aux candidats de gérer eux-même leurs inscriptions (choix des types d’examen, date et modification possible) et offrir à l’équipe de gestion une interface de pilotage simple et efficace
- Développement d’une intégration Salesforce pour fluidifier la circulation de l’information
- Automatisation complète de la constitution des groupes, en s’adaptant au processus métier existant, avec une limite de 12 participants, un blocage d’inscription 48h avant la certification
- Automatisation de la communication : emails de confirmation d’inscription, rappels, notification lors de modifications, notification aux référents du candidats
- Optimiser la gestion des sessions d’examen, en réduisant les erreurs et les confusions liées à l’organisation des différentes sessions.
- Gagner considérablement de temps
Conclusion
Grâce à la solution mise en place, First Finance a pu relever ces défis de manière efficace et rentable.
Mylivesession Manager s’est révélé être un outil indispensable pour cet organisme de formation, permettant une gestion impeccable des inscriptions à ses examens en présentiel.
En automatisant l’ensemble du processus d’inscription, Mylivesession Manager a non seulement simplifié les tâches administratives et offert une expérience utilisateur fluide et intuitive, mais a également permis de gagner 3 à 4 heures de travail par jour !
En chiffres
