5 astuces pour réussir à digitaliser vos événements et vos formations

Avec la crise sanitaire sans précédent que nous venons de vivre, il a fallu repenser nos modes de fonctionnement. La digitalisation des événements est devenue un point clé pour assurer la continuité de l’information et de la formation au sein des entreprises. Nos experts ont bien compris ce besoin et vous donnent quelques astuces pour réussir une digitalisation de vos événements et de vos formations !

La modalité, un premier choix essentiel !

La première question à se poser est : de quelle modalité ais-je besoin ? Il est donc important de savoir faire la différence entre une classe virtuelle et un webinar.

La classe virtuelle touche tout ce qui porte sur la formation et la pédagogie. On est dans une action de formation et on transfère un savoir. Les participants aux sessions vont agir avec vous. Il faut qu’ils participent pour apprendre et comprendre ! Pour parvenir à ce résultat, il faudra des sessions avec plusieurs petits groupes pour maintenir ce lien pédagogique et cette volonté de former.

 Le webinar n’a pas de limite d’audience, il est suivi par un public large avec une volonté d’informer de manière descendante. Il concerne généralement les actions marketing, de communication ou commerciale. Il est bien évident possible d’avoir une interaction légère via le biais de sondages ou d’un tchat. Mais le but est de faire passer un message à un grand public.

 Il est important donc de retenir que si vous avez besoin de former c’est la classe virtuelle qu’il vous faut. Au contraire, si vous avez le besoin d’informer, il faudra s’orienter vers les webinars.

La technologie, à ne pas négliger !

Chez Live Session que ce soit pour les webinars ou les classes virtuelles nous vous proposons différentes technologies.

• Cisco Webex : c’est une solution qui existe depuis des années et qui se compose de plusieurs variantes selon votre besoin. Meeting pour les réunions à distance, Training pour les classes virtuelles et Event pour vos webinars.
• Adobe Connect : là encore c’est une solution qui a pignon sur rue depuis des années et qui permet de faire de la classe virtuelle et des webinars avec le module meeting. Si l’on veut augmenter le nombre de participants pour un webinar (au-delà de 100), il existe Seminar.

 Pas de panique, nos experts sont là pour vous guider dans le choix de la technologie, en prenant en compte vos besoins et votre budget.

Les acteurs du projet, les garants de la réussite !

Bien qu’ils se ressemblent il faut distinguer différents acteurs pour les classes virtuelles ou les webinars.

 Pour les classes virtuelles : 

• Le chef de projet formation : il pilote l’ensemble de projet et s’assure de sa bonne mise en œuvre
• Le concepteur : il conçoit la classe virtuelle et adapte la formation de présentiel à distanciel
• Le formateur : il est le garant de l’animation durant les sessions, c’est lui qui forme
• Les stagiaires : sans eux, pas de formation possible. Il faut veiller à leur communiquer l’ensemble des informations pour qu’ils suivent leur formation
• Le producer : il assiste au démarrage de la session le formateur et il peut aussi rester durant toute la formation pour venir en aide sur d’éventuels problèmes techniques

Pour les webinars : 

• Le chef de projet marketing/communication/commercial : il suit l’ensemble du projet et s’assure de son bon fonctionnement
• L’animateur : il est responsable de l’animation le jour J
• L’expert : il peut venir en co-animation sur un sujet spécifique, c’est lui qui apporte une touche supplémentaire d’information.
• Le modérateur : il gère l’ensemble des questions écrites (techniques ou générales) et assigne ces questions à l’animateur.
• Le producer : il est présent pendant le lancement et la configuration, son rôle est d’épauler l’animateur lors de la session

La conception, une étape clés pour vos événements et vos formations

Là encore il faut bien avoir en tête la distinction entre classe virtuelle et webinar. Nous avons réalisé un tableau comparatif pour vous permettre de mieux appréhender ces différences selon vos besoins.

Pour avoir une conception de qualité il faut bien définir l’ensemble de ces objectifs pour pouvoir assurer une prestation de qualité aux stagiaires/participants.

La logistique, la touche finale !

Tout réside dans le timing ! Il faut s’assurer que l’ensemble des étapes soient faites en temps et en heure. On en distingue 3 :

• La programmation : on planifie son projet, ses dates, on envoie ses convocations aux stagiaires/participants, on valide les agendas avec les intervenants.
• La préparation : la suite de la programmation. Il faut créer la salle et la paramétrer, choisir son environnement et le personnaliser (fond de salle, mini-site pour les webinars…), si c’est possible on charge les ressources dans la salle, on organise des répétitions et on met en place un support pour l’animateur et les stagiaires
• La capitalisation : l’étape finale, celle ou l’on récupère le rapport des participants, on génère la vidéo de l’enregistrement et on la met à disposition. Il faut aussi récupérer les statistiques des sessions.

Vous serez épaulé.e sur l’ensemble de ces étapes par votre chef de projet dédié au sein de notre équipe.