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Les webinars et les webcasts font partie de notre quotidien désormais, mais pour mener à bien vos événements à distance, il y a des étapes à respecter. Vous ne savez pas par où commencer pour organiser un webinar engageant ? Nous vous fournissons des éléments essentiels dans cet article.
Notre but est de vous sensibiliser aux enjeux liés à l’organisation de ce type de projet. Préparation en amont, choix de la solution, animation, support des participants ou encore capitalisation des données : autant de sujets qu’il faut maîtriser pour réussir vos webinars.
Un webinar, comme tout événement, qu’il soit en présentiel ou en live, se prépare. Nos experts ont mis en place un processus pour vous accompagner et vous faciliter la préparation avant le jour J.
Cela commence par un retroplanning avec les dates butoir pour sécuriser votre événement et faire en sorte que tout le monde soit prêt. Mobilisez un chef de projet qui sera dédié à votre événement et qui saura anticiper les sujets à adresser. Réaliser une visio, c’est simple. Accueillir des invités pour un événement avec des intervenants, c’est un autre challenge !
Prévoyez aussi de faciliter l’inscription et la connexion à votre événement. Chez Live Session nous utilisons Mylivesession Webinar, notre plateforme de déploiement des événements en ligne. La mise en ligne de la page d’inscription ainsi que l’ensemble des messages transactionnels (email d’invitation, de rappel, lien de connexion en 1 clic, rappel SMS) sont grandement facilités.
La dernière étape de la préparation, c’est la rédaction du scénario d’animation pour cadrer le rôle des animateurs et éventuellement des modérateurs. Il faut préparer minutieusement chaque étape pour parer à toutes les éventualités. Chaque grande étape de votre événement est minutée et mise à plat dans ce scénario pour être au mieux préparée.
Important : prévoyez un temps de préparation avec les animateurs (et insistez s’ils pensent que ce n’est pas nécessaire !) à la fois pour traiter les aspects techniques que pour dérouler avec eux le scénario.
L’animation depuis son poste de travail avec une application de type visio est la situation la plus simple. Avec quelques aménagements, (une webcam externe bien cadrée et placée à la bonne hauteur, une lumière pour bien illuminer votre visage, un arrière-plan bien organisé) vous donnerez une belle image de vous. C’est la solution la plus simple et aussi la plus répandue.
Pour monter en gamme, vous choisirez une solution de streaming/webcast associée à des outils d’interactivité. La captation pourra s’organiser dans votre entreprise ou sur le lieu de votre choix (palais des congrès, hôtel…) avec une installation adaptée au lieu. Grâce à des solutions malines, l’équipement requis (et donc le budget) peut être tout à fait maîtrisé. Notre studio mobile permet par exemple de réduire l’équipe technique à 2 personnes tout en assurant une réalisation aux petits oignons.
Et enfin, pour le meilleur des rendus, choisissez d’aller en studio. Vous bénéficierez d’un lieu de tournage dédié, d’une infrastructure rodée et d’un espace pour accueillir au mieux vos intervenants. C’est une option qui se démocratise et qui permet d’atteindre les standards télévisuels.
Selon le lieu de diffusion, la technologie employée et le profil de votre audience (interne ou externe) pensez à bien sécuriser la qualité et la fiabilité de la connexion internet pour éviter les mauvaises surprises. Les débits montants et descendants (s’il y a des animateurs à distance) doivent être adaptés aux flux qui transitent. Ceci est particulièrement vrai dans les grandes entreprises (où les restrictions réseau sont légion) ou même dans les salons car il faudra passer par des connexions dédiées.
S’il y a une chose qu’il ne faut pas rater c’est votre live ! D’abord, surtout pour les premiers événements, prévoyez un temps suffisant pour vous installer et faire face à tous les imprévus qui pourraient survenir avant de démarrer. Ensuite, faites un dernier brief avec les intervenants et l’équipe technique, respirez un bon coup et soyez confiant car vous vous êtes bien préparé !
Selon la complexité de votre événement et le nombre d’intervenants, prévoyez en amont le bon niveau de service pour vous assister le jour J. Il peut par exemple s’agir d’apporter du soutien à un expert qui appréciera d’être assisté techniquement ou même de bénéficier d’une co-animation. Dans le cas d’une assistance (le rôle de producer chez lesanglo-saxons), ce magicien de l’ombre gérera en toute discrétion les aléas du direct et les manipulations qui s’avèrent nécessaires. L’intervenant sera rassuré car il n’aura pas besoin de maîtriser la partie technique. Le co-animateur quant à lui, est un spécialiste de l’animation de webinars qui maîtrise autant la posture d’animateur que la partie technique pour soutenir les intervenants afin qu’ils se contentent *seulement* de présenter leur sujet. Ses actions seront de gérer les temps de parole, animer les temps de questions/réponses, lancer les sondages, etc.
Nous savons tous aujourd’hui que les événements en ligne sont monnaie courante. Les solutions doivent être intuitives et accessibles depuis n’importe quel équipement pour faciliter l’accès aux invités. Pour autant, malgré tous vos efforts, des personnes rencontreront des problèmes de connexion car l’humain et l’informatique sont comme ils sont !
Pour prendre en compte cette problématique et assurer un service de qualité à vos cibles, proposer un support aux participants (en plus de celui pour les animateurs !) est un moyen essentiel. Nos équipes interviennent dans cette étape grâce à une hotline dédiée à votre événement. Nous sommes en mesure de les accompagner quelque soit leur situation, trouver les solutions ou les comportements, afin que tous puissent être en mesure de se connecter et de suivre votre événement sans difficulté.
Capitaliser c’est à la fois chercher à s’améliorer et c’est aussi donner une seconde vie à votre webinar une fois qu’il est terminé.
Plusieurs actions sont à mener dès la fin du live : proposer une évaluation à chaud avec des questions ouvertes, analyser les statistiques (nombre, nature, durée de connexion, provenance des inscriptions…), débriefer avec votre équipe et les animateurs, analyser les statistiques (nombre, nature, durée de connexion, provenance des inscriptions…)… Souvent vous déciderez des meilleures améliorations à ce moment-là !
Ensuite, en proposant l’accès au replay de l’événement sur votre mini-site, vous pourrez donner la possibilité à des participants de partager la vidéo et vous continuerez à glaner des nouveaux inscrits/leads une fois l’événement terminé. Le principe de la longue traîne montre qu’après un live, la vidéo partagée peut même générer beaucoup plus de contacts.
Et bien sûr, n’oubliez pas non plus d’envoyer un email de remerciements à tous les inscrits et de différencier le message entre les présents et les absents pour prolonger le lien et animer votre communauté.
Pour conclure pour réussir votre événement à distance il faut le préparer en amont, bien choisir votre logiciel et votre format, gérer votre live, apporter un soutien à vos participants et ne pas oublier la capitalisation pour adapter vos futurs événements. L’équipe Live Session est là pour vous venir en aide sur tous ces sujets. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.
