Comprendre la mise en place d’un projet webinar en 4 questions

De nombreux acteurs digitaux se lancent dans la mise en place de webinars… Mais de quoi s’agit-il réellement ? Quel processus efficace doit-on adopter ? A quels besoins répondent-ils et quels sont les avantages pour les entreprises ? Découvrez les réponses de Johanna Massé, chef de projet webinar chez Live Session.

1/ Bonjour Johanna, peux-tu te présenter en quelques lignes ?

Bonjour, avec plaisir ! Johanna Massé, j’ai 26 ans, je suis originaire de Montpellier et j’ai récemment déménagée sur Grenoble afin d’intégrer l’équipe de Live Session.

Concernant mon parcours professionnel, je suis diplômée d’un master en management des entreprises spécialisé dans le marketing, la communication et la gestion de projets. À la suite de mon master en alternance, j’ai eu diverses expériences qui m’ont permises de m’orienter vers la gestion de projets digitaux, la formation et le marketing digital. Et d’en faire mon métier actuel : chef de projet en événements en ligne type webinar.

Ma mission au sein de Live Session est donc d’accompagner le client tout au long du processus de mise en place d’un webinar, depuis sa création, le jour J et jusqu’à son suivi.

2/ Qu’est-ce qu’un webinar ? Quels sont les différents types ?

Tout simplement, un webinar est un événement diffusé en temps réel et à distance.

L’une des différences avec une classe virtuelle ? L’audience d’un webinar est beaucoup plus grande voire illimitée et à caractère informatif. Vous pouvez le retrouver sous d’autres appellations, telles que web conférence ou web séminaire.

Les exemples de webinars mis en œuvre chez Live Session

1/ Le Web-séminaire

• L’objectif est de diffuser une information à un grand nombre de participants.
• Technologie : Plateforme Adobe Connect ou Livestream
• Exemple : Une entreprise dans le domaine de la santé souhaite faire connaître le résultat d’une étude ou une avancée scientifique au grand public. De plus en plus de nos clients utilisent le web-séminaire pour remplacer un talk en présentiel lors d’un congrès par exemple.

2/ Le Webcast

• L’objectif est de mettre en avant une vidéo de très haute qualité à un public ciblé.
• Technologie : Livestream
• Exemple : Pour le lancement d’un nouveau produit, l’entreprise présentera sa stratégie commerciale à des centaines d’acteurs de son domaine qui pourront écouter et interagir en temps réel. Ces acteurs pourront également bénéficier du replay post webcast afin de le visionner quand ils le souhaitent.

3/ Le Webchat

• L’objectif est de répondre à des questions en live lors d’une session par écrit.
• Technologie : Coveritlive
• Exemple : Le dirigeant d’une entreprise convoque des acteurs internes afin de répondre en direct aux questions sur une thématique définie.

3/ Quelles sont les étapes de création d’un webinar ?

Le processus de création d’un webinar peut être résumé en 5 étapes :

1/ Préparation : Cette première étape est incontournable pour régler les curseurs des objectifs du client, établir un cahier des charges détaillé du projet et surtout, sécuriser chaque point du processus.

2/ Communication et inscription : Une étape technique non négligeable car c’est à l’issue de ces réglages techniques que les participants pourront se connecter le jour J : gestion des campagnes de communication, d’inscriptions et de notifications avec la création du mini site personnalisé pour le client.

3/ Connexion : C’est le jour J, il faut être prêt à accueillir des centaines ou milliers de participants, la dimension technique doit être parfaite et le support technique doit être présent pour accompagner, modérer et réagir le plus vite possible face aux éventuels problèmes de connexion.

4/ Animation : C’est le moment de diffuser la présentation et de commencer l’animation du webinar avec les outils et fonctionnalités mis en place préalablement selon l’objectif du client : qualité vidéo, chat, outils interactifs, présentation, etc.

5/ Capitalisation : Notre mission ne prend pas fin lorsque le webinar se termine. Il est primordial d’effectuer toutes les actions de suivi (replay, emails), vérifier les performances du webinar (statistiques, reporting détaillé) afin de s’améliorer et innover constamment.

4/ Quels sont les avantages pour une entreprise de mettre en place un webinar ?

Avec l’évolution des technologies, il est désormais possible de réaliser un événement à distance à la manière d’un événement présentiel, grâce à de nombreuses fonctionnalités additionnelles qui augmentent la performance d’une conférence traditionnelle.

• Economique et écologique : Tout est en ligne, à distance : il est possible de le suivre depuis n’importe quel endroit dans le monde. C’est un gain de temps pour les participants (pas de déplacement à prévoir) et d’argent pour les entreprises (pas de frais de transport à prendre en charge).

• Mise en œuvre facile et rapide, à plus forte raison lorsque l’entreprise décide d’être accompagnée par des professionnels des évènements à distance.

• Viralité et visibilité: Il est désormais simple de partager un webinar en replay à travers des plateformes multimédia telles que YouTube ou via un site internet dédié à l’entreprise. C’est un réel outil de relais d’information pour atteindre une audience plus large sur le long terme. Un webinar peut doubler son audience grâce à sa vidéo.

• Innovation technologique: C’est un outil qui évolue constamment, les logiciels, leurs fonctionnalités sont de plus en plus intuitives et personnalisables selon chaque objectif.

• Digital : C’est dans l’ère du temps, il devient incontournable dans la stratégie d’une entreprise.

5 / Un dernier conseil pour le jour J avant de terminer cette interview ?

Mon conseil pour le jour-j serait d’anticiper ! Il est important de s’entrainer pour l’animation car tout le monde n’a pas l’habitude d’être face à la caméra, sans se voir et sans voir les réactions de l’audience. Il faut aussi savoir faire face aux imprévus, être proactif et réactif tout au long du direct.

C’est pour cela qu’il est important d’être formé pour animer un webinar et d’être accompagné par des professionnels des événements à distance.

Pas d’inquiétude, Live Session s’occupe de tout ! 🙂