Paroles d’expert : pensez webinars pour vos événements !

Aujourd’hui on donne la parole à Johanna qui occupe une mission clé chez Live Session : Chef de projet Webinar.

C’est elle qui assure le bon déroulement de vos projets et qui est votre interlocutrice privilégiée durant toute la mise en place de vos webinars, webcasts ou web-conférences. Johanna est une experte dans son domaine qui connait le digital et le live sur le bout des doigts : elle sait gérer les aléas du direct. Croyez-nous, il vaut mieux l’avoir à vos côtés lors d’un événement digital pour s’assurer du bon déroulement de celui-ci !

Johanna, explique-nous comment se déroule un événement type ?

Il y a 3 grandes parties lors d’un projet webinar/webcast:

L’avant event, la mise en place des bases !

Cette partie comprend plusieurs étapes clés :

• Dans un premier temps le cadrage du projet, ça signifie que toutes les semaines on revoit les besoins et on fait un point sur l’avancement avec le responsable du projet. Il est important de se synchroniser et de savoir où vous en êtes sur le choix et le nombre d’animateurs, votre préparation en interne… Les projets sont vivants et évoluent !
• Secondement, la création d’un mini-site pour vos inscriptions est une étape clé. Vous pouvez même voir un exemple de mini-site si cela vous intéresse. Ils sont 100% personnalisable avec votre charte graphique et votre logo.
• Ensuite, la communication autour de l’event : on paramètre tout (mails, rappels et invitations, confirmation d’inscriptions, remerciements aux présents comme aux absents, white list, black list… infos replay) et c’est 100% personnalisable !
• Enfin, la configuration technique, cela comprend la prise en main de l’outil  (pour le gestionnaire de projet) et de la technologie (pour les orateurs). Il faut toujours prévoir une ou plusieurs répétitions et on valide le programme du live et les supports utilisés
• Pour finir, le scénario et rôle de chacun : c’est l’occasion de définir qui fait quoi et quand. C’est une phase très importante du projet !

Effectivement, à côté de cela, on vous conseille et on vous accompagne et bien sûr on gère les imprévus avec votre chef de projet !

Le jour J

Le jour J, c’est la dernière préparation technique auprès des intervenants et des modérateurs. On se tient « ready » (NDLR : ce sont les mots de Johanna !) pour l’heure, les caméras sont coupées mais il faut faire comme si c’était le live et cela que l’événement soit à distance ou sur site. Notre équipe fait toujours un briefing technique pour expliquer aux intervenants le déroulement, donner des astuces et des conseils de dernière minute : et surtout, nous sommes là pour vous aider à être à l’aise !

Par ailleurs, du côté des participants c’est la phase d’accueil sans caméra. Ils sont comme dans un SAS d’attente avec des visuels ou un vidéos pour faire patienter, il y a parfois un compte à rebours pour informer du début imminent de l’événement. C’est l’occasion de tester le son car il y a toujours une musique d’attente (NDLR : on vous dit que c »était comme une vraie salle d’attente !)

C’est l’heure !

Dans un premier temps, les intervenants se présentent, annoncent le programme, expliquent les règles du jeu et présentent les modérateurs (NDLR : les modérateurs sont souvent aussi des animateurs c’est eux qui dirigent les questions lors des sessions de Q&R).

Ensuite, pendant le live tout est possible ! Diffuser les présentations, faire des sondages, des quizz, lire des vidéos et visualiser des photos. On peut même faire des concours de question (savoir qui a répondu le plus juste ou le plus vite). C’est un focus sur l’interactivité pour rendre le live vivant et intéressant.

Par ailleurs, un webinar c’est plus qu’un simple partage d’écran c’est un show comme en présentiel ! C’est pourquoi, le but est de dynamiser et de faire participer l’audience.

Le post event

Le plus d’un live c’est qu’il est possible de récolter l’avis des participants avant le clap de fin via un questionnaire. Il peut être mis à disposition dans le tchat, dans la salle ou envoyer avec les remerciements et le replay après coup.

Une fois l’événement terminé place au debrief et au rapport. C’est le moment de faire un retour d’expérience avec nos clients et de leur fournir les rapports comme le temps de connexion de chacun, les rapports d’évaluation, le replay du live…

Quels sont les atouts de Live Session dans le domaine des webinars ?

En résumé, vous n’êtes jamais seul ! Vous avez à vos côté un chef de projet webinar dédié, qui est en mesure de répondre à vos demande et qui est présent à chaque étape du webinar. Des points sont prévus régulièrement !

C’est pourquoi, nous sommes des experts dans nos domaines de compétences et la vidéo live en fait partie ! Nous fournissons tous les services autour du webinar (communication, captation, assistance, rapports, replay…). En somme, notre offre est complète et entièrement adaptable et flexible selon les besoins du client !

As-tu une anecdote insolite qui s’est produit lors d’un event ?

Lors d’un événement en studio, j’ai eu une situation plutôt cocasse. Dans cet environnement c’est comme si vous étiez en train de présenter le JT sur une chaîne nationale, il y a les lumières, les caméras, la technique derrière, c’est du haut de gamme. Par ailleurs, pendant le briefing technique, les équipes précisent qu’il faut éteindre les téléphones pour ne pas déranger le bon déroulement du live.

Je vous laisse imaginer la suite ? Who let the dogs out, qui se met à retentir dans le studio et un intervenant très embarrassé !

Si vous souhaitez en savoir plus sur notre offre webinar, vous pouvez nous contacter. Sinon pour compléter ce témoignage il y a notre vidéo qui peut vous montrer de manière plus concrète ce que nous sommes en mesure de faire. Rendez-vous aussi sur notre site dédié à nos webinars pour en savoir plus !